 son.jpg){kind=link}
SATIN ALMA ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ
GENEL TANIM
Satın Alma Şube Müdürlüğü; Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı’nın ihtiyaç duyduğu mal, hizmet ve yapım işlerinin temininde satın alma, ihale, sözleşme, muayene-kabul ve tahakkuk süreçlerini mevzuata uygun biçimde planlayan, yürüten ve denetleyen idari birimdir.
Şube, Daire Başkanlığı’na bağlı olarak faaliyet göstermekte olup tüm işlemlerini 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu, 4735 sayılı Kamu İhaleleri Sözleşmeleri Kanunu ve 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu başta olmak üzere yürürlükteki mevzuat çerçevesinde gerçekleştirir.
HUKUKİ DAYANAK
Satın Alma Şube Müdürlüğü’nün tüm faaliyetleri; ilgili yasa, yönetmelik, tebliğ ve üniversite iç yönergeleri doğrultusunda yürütülür.
Satın alma süreçlerinde üniversite bütçesi, mali disiplin ve tasarruf ilkeleri esas alınarak kaynakların verimli, şeffaf ve mevzuata uygun biçimde kullanılması amaçlanır.
TEMEL GÖREV VE SORUMLULUKLAR
- Daire Başkanlığına bağlı birimlerin yıllık ve dönemsel ihtiyaç analizlerini yapmak, satın alma planlarını hazırlamak ve uygulamak.
- Mal, hizmet ve yapım işlerine ilişkin ihale hazırlıklarını yürütmek; ihale dokümanlarını hazırlamak, ilan ve teklif süreçlerini takip etmek.
- Doğrudan temin, pazarlık ve çerçeve anlaşma yöntemlerini mevzuata uygun olarak yürütmek.
- Sözleşme süreçlerini takip etmek, yüklenici performansını ve teslimatları denetlemek; muayene ve kabul işlemlerini gerçekleştirmek veya koordine etmek.
- Taşınır kayıt ve kontrol işlemlerini yürütmek; mal kabul, depolama, zimmetleme, tahakkuk ve ödeme evraklarının hazırlanmasını sağlamak.
- Bütçe takibi yapmak, harcama raporlarını hazırlamak ve tasarruf tedbirlerinin uygulanmasına yönelik gerekli çalışmaları yürütmek.
- Satın alma ve ihale süreçlerinde şeffaflık, rekabet, eşitlik ve maliyet etkinliği ilkelerini gözetmek; denetim ve kayıt düzenini sağlamak.
BİRİMLER VE ALT SÜREÇLER
- İhale İşlemleri Birimi: Açık ihale, ihale dokümanı hazırlama ve pazarlık usullerinin yürütülmesi.
- Doğrudan Temin Birimi: 4734 sayılı Kanun kapsamındaki doğrudan temin uygulamaları ve acil alımların gerçekleştirilmesi.
- Taşınır ve Muayene-Kabul Birimi: Mal kabul, sayım, taşınır işlem fişleri ve zimmet işlemlerinin yürütülmesi.
- Tahakkuk ve Ödeme Birimi: Fatura kontrolü, tahakkuk evraklarının hazırlanması ve ödeme süreçlerinin takibi.
TALEP VE SATIN ALMA SÜRECİ
- İhtiyaç Bildirimi: Harcama birimleri tarafından tespit edilen ihtiyaçlar, yazılı veya elektronik ortamda Şubeye iletilir.
- Uygunluk İncelemesi: Talep edilen alımın ödenek, teknik şartname ve mevzuat açısından uygunluğu Satın Alma Şube Müdürlüğü tarafından değerlendirilir.
- Satın Alma Yönteminin Belirlenmesi: İhale, doğrudan temin veya çerçeve anlaşma yöntemi ilgili mevzuat çerçevesinde seçilir.
- İhale ve Sözleşme Süreci: İhale hazırlıkları tamamlanır, teklifler değerlendirilir, sözleşme imzalanır ve sürecin yürütülmesi takip edilir.
- Muayene-Kabul ve Tahakkuk: Teslimat sonrası muayene ve kabul tutanakları düzenlenir, tahakkuk ve ödeme işlemleri tamamlanır.
BELGE VE UYGULAMA STANDARTLARI
Satın alma süreçlerinde talep formu, teknik şartname, piyasa araştırma tutanağı, teklif mektupları, sözleşme, muayene-kabul formu gibi standart belgeler kullanılır.
Tüm satın alma ve ihale işlemleri, yürürlükteki mevzuata ve üniversite iç yönergelerine uygun biçimde elektronik belge yönetim sistemi üzerinden yürütülür ve arşivlenir.
DENETİM, RAPORLAMA VE TASARRUF İLKELERİ
Satın Alma Şube Müdürlüğü; iç ve dış denetim süreçleri kapsamında düzenli olarak raporlar hazırlar, bütçe kullanım verilerini izler ve harcamaların maliyet-etkinliğini değerlendirir.
Tüm satın alma faaliyetlerinde tasarruf ilkeleri, saydamlık ve hesap verebilirlik esas alınır.